Effektive und effiziente Prozesse sind neben Mitarbeitern die Grundlage Ihres Unternehmenserfolges.
Prüfen Sie die Produktivität in Ihrem Unternehmen, denn Sie kosten Zeit und Geld.
Damit eine nachhaltige Prozessoptimierung gelingt, bedarf es eines engen Zusammenspiels der Mitarbeiter und des Prozessmanagements. Es gilt, gemeinsam bestehende Prozesse zu identifizieren, zu hinterfragen, zu bewerten und Lösungen zu erarbeiten.
Hierzu bedarf es neben der Fach- und Methodenkompetenz vor allem auch Überzeugungskraft, Realismus, Glaubwürdigkeit und Vertrauen!
Meine Vorgehensweise:
- Welche Auswirkungen haben Ist Prozesse auf vor- und nachgelagerte Abläufe?
- Wie wirken sich mögliche Soll-Prozesse auf Schnittstellen, Informationsfluss und Verantwortlichkeiten aus?
- Durch die ganzheitliche Betrachtung berücksichtigen wir die Abhängigkeit der Prozesse voneinander und erkennen mögliche Schwachstellen – aber auch Potentiale.
Detaillierte Prozessaufnahme der IST Prozesse
In Form von Mitarbeiterinterview und Feldanalyse werden die Schnittstellen, Verantwortungs- und Aufgabenbereiche festgestellt. Diese werden anschließend in einer Ablaufbeschreibung detailliert abgebildet.
Prüfen des Informationsflusses und des Digitalisierungsgrades
Von wem und in welcher Form erhalten die Mitarbeiter die Informationen? Mit welchen technischen Hilfsmitteln erfolgt die Kommunikation und der Informationsfluss mit Kunden und Partnern. Nutzen wir die Möglichkeiten der zur Verfügung stehende IT oder arbeiten wir mit Listen, Word Dokumenten oder Excel Tabellen?
Wie hoch ist der Zeitaufwand und welche Mitarbeiterressourcen stehen wirklich zur Verfügung?
Die Prozesszeiten werden aufgenommen und gemeinsam mit den Kollegen/innen die Mitarbeitereinsatzplanung und Mitarbeiterverfügbarkeit ermittelt.
Darstellung und Auswertung der Ergebnisse
In einfachen aber verständlichen Flussdiagrammen und Warenstromanalysen werden die Abläufe dargestellt. Dabei werden kritische Ist Zustände hervorgehoben.
Benchmark
Die ermittelten Zeitaufnahmen geben uns einen tiefen Einblick in die Ablauforganisation. Es kann ein durchschnittlicher Zeitbedarf pro Sendung berechnet und vorhandenen Erfahrungswerten des Marktes gegenübergestellt werden. So erkennen wir schnell Zeitkiller, unproduktive Zeiten und ausbaufähige Vorgehensweisen in der Aufgabenerledigung.
Optimierungspotentiale
Manchmal reicht es an Stellschrauben zu drehen. Aber wenn nötig, zeige ich ihnen auch auf, was wirklich getan werden muss und was passieren kann, wenn wir ein weiter so akzeptieren. Dabei gehen wir an die Ursachen und arbeiten uns nicht an den Symptomen ab. Bei den Lösungsmöglichkeiten orientieren wir uns an vorhandenen finanziellen, personellen sowie zeitlichen Ressourcen und bauen keine Luftschlösser.
Betroffene zu Beteiligte machen
Die Mitarbeiter und Führungskräfte werden von Anfang an in das Prozessmanagement einbezogen. Aber nicht nur in Form der Befragung und Beobachtung. Mit den Mitarbeitern wird auf Augenhöhe über Stärken, Schwächen, Risiken und Chancen der aktuellen Geschäftsprozesse diskutiert. Die Mitarbeiter hinterfragen Ihre bisherige Vorgehensweise, erkennen Auswirkungen und erarbeiten Lösungsmöglichkeiten. Das nimmt Hemmungen, motiviert die Mitarbeiter effiziente Prozesse mitzugestalten und ist die Grundlage für kontinuierliche Prozessverbesserung.
